11 januari 2016 - Een week ‘at the office’

De telefoon stond niet stil afgelopen week! Naast zakelijke partners, opdrachtgevers en natuurlijk de nodige telefonische verkopers (nee, we hebben het écht goed geregeld!), kregen we een nieuwe aanvraag voor maart binnen. De jaarcijfers waren bekend en het salestarget bleek gehaald, geweldig nieuws! Voor ons betekent dit: een last minute aanvraag, dus vol aan de bak, heerlijk!

Fase 1: Inventariseren, overleggen en ontwikkelen

Tijdens het telefoongesprek hebben wij samen met de opdrachtgever in grote lijnen de wensen en het doel van de incentive reis in kaart gebracht. Na deze punten te hebben verwerkt tot concrete uitgangspunten, zijn wij op onderzoek uit gegaan. In deze fase kijken wij welke bestemmingen passend kunnen zijn binnen de wensen van de klant. Hierbij houden wij onder andere rekening met data, klimaat, vluchttijden, de invulling van het programma op de bestemming en natuurlijk het budget.

Na intensief overleg met onze lokale partner ter plaatse, ontwikkelen wij enkele offertes op maat voor de klant, inclusief een begroting. Hierbij krijgt hij een idee van de bestemming, het mogelijke vervoer, hotels en programma- en restaurants ideeën en de daarbij behorende kosten. Dit vormt voor de klant dus de eerste kennismaking met de (mogelijke) bestemming voor zijn of haar incentive reis.

Omdat wij persoonlijk contact erg belangrijk vinden, gaan wij vaak naar de klant toe om de offertes te presenteren. Zo kunnen wij tevens de keuze van onze incentive bestemmingen verder toelichten en meer achtergrond informatie en onze ervaringen met de klant delen. Zo wordt de bestemming alvast wat meer ‘tastbaar’ voor de klant.

Fase 2: Logistieke voorbereiding

Nadat de details zijn besproken en de opdracht is gegeven, begint de logistieke voorbereiding. Hoewel de exacte inhoud hiervan per project verschilt, komt het in grote lijnen neer op het volgende:

  • Onderhandelen over en vastleggen van de hoofdonderdelen zoals het vervoer, hotel(s) en restaurants. Ieder programmaonderdeel en activiteit tot in het állerkleinste detail afstemmen en waar mogelijk aanpassen en nog meer toespitsen op de klant. Transfers ter plaatse regelen, namenlijsten voor de luchtvaartmaatschappij en de hotels opstellen, menu’s samenstellen, rekening houdend met eventuele diëten en allergieën.
  • Reisbescheiden gereed maken, waaronder een gepersonaliseerd programmaboekje en kofferlabels en informatie voor het thuisfront. We stellen een uitgebreid draaiboek op waar alles tot in detail staat beschreven, dit (vaak tientallen pagina’s dikke) document is ons ‘handboek’ tijdens de uitvoer. En daarnaast nog vele, vele andere kleinere werkzaamheden en details.
  • Ook ontwikkelen wij regelmatig een website op maat waar deelnemers zich online kunnen aanmelden en informatie over de reis of het event kunnen vinden. Door deze website continue up-to-date te houden of bijvoorbeeld af en toe een tipje van de sluier op te lichten over het programma, blijft de incentive reis leven bij de deelnemers en wordt hun nieuwsgierigheid en enthousiasme extra geprikkeld.
  • Tijdens deze voorbereidingen houden wij de klant continue op de hoogte van de ontwikkelingen en stand van zaken en zorgen wij dat hij zo betrokken blijft bij de organisatie van de reis, zonder dat hij hier zelf veel werk aan heeft. Ontzorgen is onze taak! Zowel bij de voorbereiding op de reis als tijdens de uitvoer ervan. Onze opdrachtgever moet - net als de deelnemers - 100% kunnen genieten van de incentive en het samenzijn met collega’s, zonder zich druk te hoeven maken of de welkomstcocktail in het hotel wel gereed staat, de Trabantjes keurig getankt en voorzien van bedrijfslogo, een routekaart én een goed gevulde picknickmand, allemaal op een rij klaar staan en de speedboten gereed liggen aan de kade voor die verrassende transfer naar de dinerlocatie.

Deze incentive reis gaat zeker fantastisch worden en vormt een geweldige beloning voor het harde werken en het enthousiasme van het team in het afgelopen jaar. Ook zal het zeker een enorme boost geven aan de inzet van de medewerkers voor het behalen van het salestarget van 2016 en het teamgevoel!

Vrijblijvend sparren?

Ga voor meer blog-artikelen naar het blog-overzicht. Natuurlijk organiseren wij ook graag uw event... Wilt u vrijblijvend sparren of een concreet voorstel ontvangen? Neem dan snel contact met ons op.