11 oktober 2017 - Ga je nou alweer op vakantie?!

Dit is misschien wel één van de meest gehoorde uitspraken van 'buitenstaanders' als onze Project Managers op reis gaan. Zeker in de drukke piekperiodes komt het vaak voor dat onze Project Managers meerdere reizen per maand maken. Door ons eigen enthousiasme, prachtige ontmoetingen met inspirerende mensen, het ontdekken van nieuwe plekken in binnen- en buitenland en smullen van lokale gerechten, lijken onze projecten (zakelijke groepsreizen en events op maat) al gauw op kleine vakanties. Echter is er één groot verschil; het is vaak kei- en keihard werken, met lange dagen in onverwachte en soms stressvolle situaties waarbij we snel moeten schakelen. De laatste tijd valt het ons op dat dit door onze opdrachtgevers extra wordt gewaardeerd én ook wordt benoemd. De woorden 'volledig ontzorgen' en 'aan alle details werd gedacht' komen dan ook regelmatig terug tijdens onze evaluatiegesprekken. Laatst zei een opdrachtgever na afloop van een incentive reis: 'Wat een topteam. Als jullie in mijn hockeyteam zaten, zouden jullie nooit op de bank zitten!'. Een prachtig compliment natuurlijk, daar krijgen we enorm veel energie van!

In succesvolle tijden wordt er door organisaties budget vrij gemaakt om onder andere medewerkers en relaties te belonen voor hun loyaliteit. Succesvolle tijden zijn ook vaak drukke tijden en daarom zijn zij op zoek naar ‘extra handjes’ om hun doelstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van relatie marketing, te bereiken. En daar komen wij kijken! Het begeleiden van een zakelijke reis is slechts één (maar heel belangrijk) onderdeel van een project. Een project bestaat uit meerdere fases wat het beste te omschrijven is als een grote trechter. De eerste fase is het achterhalen van de doelstellingen, we stellen vragen zoals:

  • Waarom zitten we bij elkaar?
  • Wat is het doel van de reis of het event?
  • Voor wie is het bedoeld?
  • Wat is er in het verleden reeds uitgevoerd?
  • En vooral, wat wil onze opdrachtgever op korte of lange termijn met de reis of het event bereiken?

Met ons team onderzoeken wij na een brainstormsessie welk (reis)concept daar het beste bij aansluit en welke kaders er op voorhand gesteld moeten worden. Dit kan te maken hebben met specifieke data, bestemmingen, budgetten of zoiets simpels als specifieke vluchttijden. We zeggen altijd: 'De wereld is ons werkgebied'. Door middel van een uitgebreid vooronderzoek en door de juiste vragen aan onze opdrachtgever te stellen, maken wij de wereld letterlijk en figuurlijk steeds een beetje kleiner. Op deze manier, in samenspraak met de opdrachtgever en onze lokale partners, ontwikkelen wij een uniek programma op een passende bestemming.

enter image description here

Dit is een proces dat soms een paar weken duurt, maar waar ook best maanden tijd aan kan worden besteed. Waar sommige deelnemers voorafgaand aan de reis of het event bewust nauwelijks een tipje van de sluier krijgen opgelicht, zijn andere deelnemers onderdeel van een groot communicatie traject vol met teasers, gepersonaliseerde uitnodigingen en op maat gemaakte websites. Een intensief traject, totdat alle partijen het gevoel hebben dat de puntjes op de spreekwoordelijke ‘i’ zijn gezet. Dan komt hét belangrijke moment: de uitvoering van een reis of event. En nee, ‘we gaan niet weer op vakantie’. We organiseren, integreren, enthousiasmeren, controleren, delegeren en dat 24 uur per dag. We denken vooruit, zijn scherp, continu alert en hebben een focus op alles wat er om ons heen gebeurd. Opdrachtgevers waarderen het vaak dat onze Project Managers zich gedurende een reis of event onzichtbaar opstellen, maar er op het juiste moment altijd zijn. Door met zorg samengestelde draaiboeken en altijd een 'plan B' paraat, zijn wij in staat ons flexibel op te stellen tijdens onverwachte situaties. Zo lang de controle en het vertrouwen er bij ons is, zijn wij in staat onze opdrachtgevers volledig te ontzorgen en hen evenveel te laten genieten als de rest van de deelnemers. En als zij genieten, genieten wij natuurlijk ook!

Jinke

Vrijblijvend sparren?

Ga voor meer blog-artikelen naar het blog-overzicht. Natuurlijk organiseren wij ook graag uw event... Wilt u vrijblijvend sparren of een concreet voorstel ontvangen? Neem dan snel contact met ons op.